Struktura rozmowy kwalifikacyjnej

Struktura rozmowy kwalifikacyjnej to nic innego jak plan czy harmonogram spotkania z kandydatem. 

Po co w ogóle miałbyś ją tworzyć? Z mojej perspektywy korzyści jest kilka:

• nadanie spotkaniu z góry określonych ram – to pomoże Tobie w prowadzeniu rozmowy z kandydatem, uporządkowaniu treści i zadbaniu, by poruszyć wszystkie ważne kwestie z każdym kandydatem

• zadbanie o bezpieczeństwo kandydata podczas rozmowy – znając wcześniej plan i przebieg spotkania możesz podzielić się nim z kandydatem (na etapie zaproszenia do rekrutacji – choć w ogólny sposób – i/lub na początku samej rozmowy). Dzięki temu zadbasz o poczucie bezpieczeństwa swojego rozmówcy, który będzie wiedział, czego może spodziewać się po rozmowie, jak na nią przygotować i będzie mógł podczas samego spotkania ocenić, na ile jeszcze musi starczyć mu energii 😊

• standard w rozmowie rekrutacyjnej – dzięki powtarzalnej strukturze masz szansę poprowadzić rozmowę w taki sposób, by od każdej osoby zebrać zestaw odpowiedzi na te same pytania i porównać je. Ostatecznie wybrać tę osobę, która w najwyższym stopniu będzie wpisywała się w potrzeby Twojego zespołu.

• wyjaśnienie oczekiwań – już na wstępie, po poznaniu struktury rozmowy, macie szansę na przedyskutowanie swoich oczekiwań co do rozmowy i wyjaśnienie ewentualnych niejasności.

Zdarza się, że kandydaci całą rozmowę nie mogą skupić swojej uwagi na udzieleniu odpowiedzi, nerwowo oczekując, co zdarzy się dalej („czy będą weryfikować moją znajomość języka angielskiego?”, „ile czasu potrwa to spotkanie?”). Na spotkaniu czują się niekomfortowo,
a finalnie wypadają źle – możemy temu zapobiec dzięki uprzedzeniu o tym, co ich konkretnie czeka. To wzmocni ich poczucie bezpieczeństwa, pomoże im się dobrze przygotować i zaprezentować – a na tym i nam w tym spotkaniu przecież zależy!

Jak mogłaby być zbudowana przykładowa struktura rozmowy?

Powitanie

• • przedstawienie uczestników spotkania i ich roli podczas rozmowy – tak, żeby kandydat wiedział, od kogo może spodziewać się pytań, komu udzielać informacji, z kim utrzymywać kontakt wzrokowy w rozmowie

  • omówienie struktury rozmowy – z jakich elementów będzie składać spotkanie i jaki będzie jego harmonogram – sama rozmowa, weryfikacja kompetencji językowych czy zadanie praktyczne? Czy mogę zadawać pytania teraz, na samym końcu czy w trakcie rozmowy?

  • czas przewidywany na spotkanie

  • plan całej rekrutacji – z ilu i jakich etapów składać się będzie rekrutacja, kiedy i w jakiej formie kandydat otrzyma informację zwrotną

Przedstawienie firmy, roli i jej specyfiki

• • kilka słów o samej organizacji i powodów, dla których obecnie poszukujemy nowego pracownika

  • omówienie roli, do której poszukujemy pracownika – jakie mamy oczekiwania względem kandydata, czego ta rola wymaga, jaka jest specyfika samej pracy (organizacja pracy, godziny pracy itp.), jakie są warunki zatrudnienia

Pytania do kandydata

• • Pytania o wiedzę, wykształcenie, doświadczenie, umiejętności, konieczne uprawnienia/kursy/certyfikaty

  • Pytania o kompetencje, związane ze stanowiskiem

  • Pytania o motywację kandydata do podjęcia/zmiany pracy

  • Pytania o oczekiwania kandydata względem nowej pracy – oczekiwania finansowe, oczekiwania co do formy umowy, dyspozycyjność, możliwy termin rozpoczęcia pracy ale i oczekiwania co do samej roli, współpracowników, przełożonego…

Pytania od kandydata

• • dotyczące firmy, stanowiska, zespołu, oferty rekrutacyjnej

  • dotyczące samego procesu rekrutacji

Pożegnanie

• • podziękowanie za spotkanie i ustalenie dalszych kroków np. terminu udzielenia informacji zwrotnej

O ile przywitanie czy pożegnanie są częściami niezmiennymi, tak pozostałe elementy rozmowy rekrutacyjnej możemy dostosować do siebie i tego, w jaki sposób chcemy poprowadzić rozmowę – równie dobrze możemy przedstawić firmę po zadaniu pytań do kandydata. Ja sama postanowiłam ten element wyżej w strukturze spotkania, ponieważ mam poczucie, że dobra znajomość roli pozwala kandydatowi lepiej zaprezentować się na spotkaniu – wówczas również zwiększamy poczucie bezpieczeństwa, zawiązuje się między nami rozmowa, poznajemy się i oswajamy choć trochę ze sobą 😊 Kandydatowi lepiej również podawać przykłady ze swojego życia zawodowego, znając dokładnie rolę – by były one adekwatne i związane z tym, czego poszukujemy jako pracodawca.

Jak mogłoby brzmieć powitanie kandydata i przedstawienie struktury rozmowy?

Przyjmijmy, że na potrzeby naszego przykładu prowadzimy rozmowę kwalifikacyjną na stanowisko Specjalisty ds. Obsługi Klienta. Kandydat – Pan Tomasz - został zaproszony telefonicznie przez Rekrutera – Kasię – na rozmowę w sprawie pracy.

Dzień dobry Panie Tomaszu, witam na dzisiejszym spotkaniu. Jest ze mną Pani Anna Nowak, która w naszej firmie pełni rolę Managera Zespołu Obsługi Klienta i będzie przysłuchiwać się naszej rozmowie oraz przedstawi dokładnie rolę i zespół, do którego obecnie poszukujemy nowej osoby.
Spotkanie potrwa ok. 1,5 godziny. W pierwszej kolejności chcemy przedstawić Panu nasze potrzeby i firmę. Jeśli będzie miał Pan jakiekolwiek pytania do nas związane z tym obszarem, chętnie udzielimy odpowiedzi. Potem dopytamy o Pana doświadczenia zawodowe i oczekiwania związane z nową pracą. Na końcu chciałabym prosić Pana o wykonanie krótkiego 15 minutowego zadania na komputerze, sprawdzającego umiejętności obsługi MS Excel.

Nasza dzisiejsza rozmowa jest jedynym etapem rekrutacji. Maksymalnie po tygodniu od spotkania udzielimy Panu informacji zwrotnej telefonicznie – niezależnie od wyników naszej rozmowy. Jeśli będzie pozytywna, to zaprosimy Pana na ostatnie spotkanie, w którym chcielibyśmy przedstawić Panu warunki pracy i ustalić sprawy organizacyjne jak np. moment rozpoczęcia pracy.

Czy to jest dla Pana w porządku?

Jak zakończyć rozmowę z kandydatem?

Dziękuję Panie Tomaszu za wypełnienie testu. Tak, jak wspominałam na wstępie rozmowy, wrócę do Pana z informacją zwrotną maksymalnie w ciągu tygodnia od dzisiejszego spotkania. Gdyby miał Pan w tym czasie do nas jakiekolwiek pytania związane z rekrutacją, proszę o kontakt pod adresem mailowym kasia@rekruter.pl lub telefon do mnie.

Dziękuję za spotkanie.