Witaj na pokładzie!
O dobrym wdrożeniu do nowej pracy.

Początki są zawsze najtrudniejsze.

Najtrudniej jest wtedy, gdy zaczynamy uczyć się nowej rzeczy, gdy wychodzimy przed dużą publiczność i mamy rozpocząć prezentację albo gdy chcemy zmienić jakiś swój nawyk. Gdy już zaczniemy, to z dnia na dzień nabywamy nowych umiejętności, powtarzamy nową rutynę, jest nam coraz łatwiej i zaczynamy działać intuicyjnie.

Podobnie jest z wdrożeniem się nowej osoby do pracy.

Pamiętasz swój pierwszy dzień w pracy? Zapewne czułeś podekscytowanie związane z nową rolą, zadaniami, poznaniem nowych osób, ale i niepewność, może lęk czy strach – czy sobie poradzisz, czy zespół ciebie zaakceptuje, czy odnajdziesz się w nowym środowisku? Miałeś też pewne oczekiwania – odnośnie ludzi, kultury pracy, miejsca pracy czy sposobu realizowania zadań. Zastanawiałeś się, czy nowa rzeczywistość będzie spójna z twoimi wyobrażeniami, czy będzie to miejsce, którego zawodowo poszukiwałeś. Co prawda w rekrutacji otrzymałeś potwierdzenie, że tak jest… Bacznie przyglądałeś się zatem wszystkiemu, co dzieje się w pierwszych chwilach, dniach w firmie, oceniając każdy element firmowego życia.

Pytania zapewne się mnożyły – zaczynając od tych trudniejszych dotyczących sposobu komunikacji z innymi, standardów związanych z wykonywaniem pracy aż do tych bardzo prozaicznych np. który kubek mogę użyć albo w którym miejscu zaparkować. To na pewno nie było łatwe.

W jaki sposób możesz w takim razie ułożyć cały proces wdrożenia i adaptacji nowego pracownika tak, by jak najszybciej otrzymał wszystkie potrzebne informacje do tego, by czuć się w firmie dobrze i równie dobrze oraz samodzielnie wykonywać swoje zadania?

POTRZEBY OBU STRON

Popatrzmy na proces wdrożenia do pracy z perspektywy obu stron.

Czego oczekujesz i potrzebujesz Ty jako pracodawca?

• Żeby nowy pracownik szybko stał się samodzielny – umiał poszukiwać informacji w firmie, realizował samodzielnie zadania, cele, przynosił konkretną wartość dla organizacji.

• Żeby nowa osoba dobrze zgrała się z zespołem, rozumiała współpracowników, potrafiła się z nimi dogadać.

• Żeby szybko uwolnił się Twój czas, który potrzebujesz poświęcić na wdrożenie nowej osoby.
  
  

Jakie są potrzeby pracownika?

• Chce otrzymać niezbędne i działające narzędzia pracy, mieć przygotowane miejsce pracy i wszystkie inne techniczne warunki do tego, by móc wykonywać swoje zadania (dostępy do systemów, identyfikatory itd.)

• Chce mieć kontakt z osobą, która będzie go wdrażała w zadania oraz kontakt z zespołem – po to, by mieć bezpośrednie źródło informacji o firmie, ale i poczucie, że ktoś naprawdę na niego czekał i przygotował się na jego przyjście.

• Chce znać swój zakres obowiązków i to, czego się od niego oczekuje teraz i w przyszłości.

• Chce poznać firmę, zespół, strukturę organizacyjną, procesy, zasady oceniania, nagradzania pracowników, kulturę organizacyjną firmy i zasady, które w niej panują.

• Oczekuje, że dotrzymane zostaną wszystkie ustalenia poczynione w procesie rekrutacji.

• Chciałby czuć się w nowym miejscu swobodnie, jak u siebie.

• Chciałby czuć, że jest potrzebny, że jego praca jest ważna dla firmy i zespołu.
  
  

Warto o tych potrzebach rozmawiać jeszcze na etapie rekrutacji – pytać kandydatów o to, jakie mają wyobrażenia odnośnie wdrożenia do pracy, na czym im zależy? Z jednej strony będziecie mieli szansę poznać to, w jaki sposób pracownik chciałby być wdrażany (jak lubi się uczyć, od kogo pozyskiwać nowa wiedzę, w jakim tempie, jakiego wdrożenia do pracy do tej pory doświadczył i co ocenia pozytywnie/negatywnie), a z drugiej strony pozwoli wam to zaplanować cały proces wdrożenia jeszcze zanim nowy pracownik pojawi się w firmie.

JESZCZE PRZED PIERWSZYM DNIEM PRACY

Proces wdrożenia pracownika zacznij jeszcze przed jego fizycznym pojawieniem się w pracy. Czasami od momentu podjęcia decyzji o zatrudnieniu (zakończeniu rekrutacji) do rozpoczęcia pracy mijają trzy miesiące lub dłużej – jeśli taki okres wypowiedzenia obowiązywał kandydata. Wykorzystaj ten czas na budowanie relacji i choć minimalne angażowanie pracownika w życie firmy.

W jaki sposób to zrobić? Oczywiście zależy to od specyfiki Twojej firmy, możliwości Twoich i kandydata, ale może jest szansa na to, by:

• od czasu do czasu np. raz na 2 tygodnie porozmawiać krótko telefonicznie lub wymienić się mailami?

• przekazać materiały informacyjne nt. firmy, stanowiska, aktualności branżowych?

• pokazać nowej osobie ciekawe źródła informacji, z których może korzystać na etapie wdrożenia czy pracy?

• zaprosić kandydata na jedno ze spotkań w zespole – online lub stacjonarnie?

• pokazać pracownikowi plan wdrożenia do pracy?
  
  

To, w jaki sposób wykorzysta te możliwości kandydat, zależy już tylko i wyłącznie od niego – ma tutaj ogromną szansę na to, by przybliżyć się do firmy, ludzi i z mniejszym lękiem rozpoczynać nową zawodową przygodę. Dla Ciebie jest to okazja do zbudowania relacji, utrzymania zaangażowania kandydata i trzymania „ręki na pulsie” (kandydaci będąc na tak długim okresie wypowiedzenia czasami szukają jeszcze innych ofert, biorą udział w innych procesach rekrutacji, warto to monitorować).

Jest to również czas na zaplanowanie całego procesu wdrożenia do pracy oraz przygotowanie wszystkich niezbędnych narzędzi na start.

O co warto zadbać:

• wszystkie formalności związane z umową, którą podpisujecie – badania lekarskie, umowa, zapoznanie z regulaminami i procedurami ogólnofirmowymi

• narzędzia pracy – komputer wraz z wszystkimi niezbędnymi akcesoriami, dostępami do systemów czy aplikacji, telefon, identyfikator, samochód służbowy itd.

• organizację pierwszego dnia pracy – jaki będzie plan tego dnia, z czym w pierwszej kolejności należy nową osobę zapoznać?

• plan i harmonogram wdrożenia - z czym dokładnie należy zapoznać pracownika w całym okresie wdrożenia i w jakim czasie powinno to być zrealizowane?

• określenie odpowiedzialności w tym procesie i zadbanie o czas osób, które będą wdrażały pracownika – zastanów się, co pracownik może zrobić samodzielnie a do których zadań potrzebna mu jest asysta czy wdrożenie przez inną osobę. Kto będzie odbierał efekty pracy nowej osoby i udzielał jej informacji zwrotnej?

• zaplanowanie czasu na spotkania z pracownikiem – udzielenie regularnej informacji zwrotnej, pozyskanie informacji od pracownika i podsumowanie całego procesu.
  
  

Bardzo dobra praktyką jest wyznaczenie Opiekuna osoby wdrażanej – nie zawsze musi być to przełożony czy osoba, która będzie przekazywała nowemu pracownikowi zadania (choć w praktyce tak jest najczęściej), ale ktoś, kto zaopiekuje się nową osobą, zadba o realizację wszystkich zadań z planu wdrożenia, będzie pierwszym punktem kontaktu w przypadku jakichkolwiek, nawet najdrobniejszych wątpliwości. Dobrze jest przeszkolić Opiekuna i dokładnie zakomunikować mu, na czym polega ta rola w naszej firmie, czego od niego oczekujemy i dać mu odpowiednie narzędzia do jej wykonania.

W PIERWSZYM DNIU PRACY

Pierwszy dzień pracy zazwyczaj wypełniają formalności związane z samym zatrudnieniem. Pracownik musi zapoznać się z firmowymi dokumentami, odebrać narzędzia pracy, przejść szkolenie BHP itd. To oczywiście bardzo ważne czynności.

Zadbajmy jednak również o ten ludzki i może czasem bardziej przyziemny aspekt (choć uwierzcie, nie ma chyba człowieka, który nie zastanawiałby się w pierwszym dniu swojej pracy, kiedy i gdzie może zjeść drugie śniadanie, gdzie i w jaki sposób zrobić sobie kawę lub czy dobrze ubrał się do pracy 😉). Zatem: 

• Pokażmy pracownikowi zaplecze socjalne i wytłumaczmy, jakie są zwyczaje związane ze spożywaniem posiłków, ale i parkowaniem, ubieraniem się, dokonywaniem zakupów spożywczych, realizowaniem przerw w pracy, zwracaniem się do siebie itd.

• Zaplanujmy spotkanie z zespołem, przedstawienie nowej osoby.

• Możecie wprowadzić zwyczaj informowania całej organizacji o pojawieniu się nowej osoby w zespole – taka komunikacja może wyjść z Działu HR, od przełożonego lub samego pracownika. Można zaplanować jeden wspólny szablon dla wszystkich nowoprzyjętych osób, za pomocą którego będą przedstawiać się w firmie.

• Możecie rozważyć również przywitanie pracownika jakimś miłym, drobnym upominkiem, który będzie mógł wykorzystać w pracy, a który będzie kojarzył mu się z firmą lub obejmowaną przez niego rolą. To miły gest, który powoduje, że ten trudny start jest nieco lepszy.

• Może warto ująć w planie tego dnia także wolny czas na swobodną rozmowę z zespołem czy opiekunem wdrożenia, w trakcie którego będzie można bliżej poznać siebie nie tylko od zawodowej strony.

• W pierwszym dniu pracy ważne będzie także spotkanie z samym przełożonym – choć krótkie przywitanie i nakreślenie planów na najbliższy czas.

Nowy pracownik chce również wiedzieć, jak będzie zorganizowany jego pierwszy tydzień, miesiąc w pracy – zapoznaj go z planem i harmonogramem wdrożenia, zapytaj o jego odczucia (może jest coś, co chciałby dodać/odjąć/rozszerzyć w swoim planie wdrożenia, zastanówcie się, na ile jest to możliwe).

Tak naprawdę wszystko to, co pierwszego dnia pracownik robi, jest dla niego niepewne i chyba najlepszą radą na ten czas jest po prostu to, żebyś dał odczuć pracownikowi, że znalazł się w miejscu, gdzie może czuć się bezpiecznie, zadać każde pytanie i liczyć na wsparcie.

Dobrą praktyką, jeśli wdrożenie do pracy realizowane jest w firmie z dużą regularnością i dla większej liczby osób, jest przygotowanie FAQ – listy najczęściej pojawiających się pytań od nowozatrudnionych osób. Oszczędzi to wam czasu, a pracownikowi dostarczy wartościowej informacji. Taką listę można udostępnić pracownikowi nawet jeszcze zanim pojawi się w pracy.

W PIERWSZYM MIESIĄCU PRACY

Jeśli dobrze zaplanowałeś harmonogram wdrożenia, to w tym czasie ważne jest regularne monitorowanie, czy wszystko idzie zgodnie z założeniami i ewentualne reagowanie w sytuacji pojawiających się zmian czy trudności. Może okazać się, że pracownik potrzebuje dodatkowego przeszkolenia czy wsparcia albo dużo szybciej opanował niektóre z umiejętności. Może zmienić się również sama sytuacja w firmie – to wszystko wymaga uwzględnienia we wdrożeniu i oczywiście zakomunikowania pracownikowi!

Spotykaj się również w ustalonych, regularnych odstępach czasu z pracownikiem, by podzielić się wspólnie informacją zwrotną z dotychczasowych działań. Upewnij się, że nic nie stoi na przeszkodzie, by nowa osoba szybko wdrożyła się w swoje obowiązki. Dzięki temu zyskasz informację, kiedy będzie ten moment, że faktycznie stanie się samodzielna i będzie realnym wsparciem dla zespołu.

ZAKOŃCZENIE OKRESU WDROŻENIA

To czas na podsumowanie całego procesu z pracownikiem. Omówienie tego, co udało się zrobić i co nowa osoba już potrafi, a co wymaga jeszcze doskonalenia. Zaplanowanie kolejnych działań w dalszej perspektywie. Jeśli spotykaliście się regularnie i byłeś w kontakcie z opiekunek wdrożenia (jeśli taka osoba została wyznaczona), to zapewne na tym etapie nie będzie dużych zaskoczeń – dawaliście sobie przecież wzajemnie regularnie informację zwrotną, dzięki czemu i Ty i pracownik wiecie, czy wszystko zmierzało w dobrym, oczekiwanym kierunku.

Zakończenie okresu wdrożenia formalnie może wiązać się również z podpisaniem kolejnej umowy i/lub zmianą warunków zatrudnienia. Samo poinformowanie pracownika o tej decyzji powinno nastąpić wcześniej (np. na 2 tygodnie przed zakończeniem okresu wdrożenia) – pracownik musi wiedzieć, czy i jakie podjąć w związku z tym działania. Ty również potrzebujesz wiedzieć, czy pracownik planuje kontynuować pracę.

CHECK-LISTA WDROŻENIOWA

• Bądź w kontakcie z pracownikiem jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Daj mu odczuć, że jest naprawdę oczekiwany.

• W punktach opisz wszystkie zadania i czynności, które będą się składały na wdrożenie do pracy.

• Przydziel odpowiedzialność osobom, które będą realizowały z nowym pracownikiem poszczególne działania lub będą odbierały efekty jego pracy.

• Zaplanuj terminy realizacji (lub przedział czasu) poszczególnych działań.

• Zadbaj o narzędzia pracy.

• Ustal regularne spotkania 1x1 z pracownikiem, by dać mu informację zwrotną i również od niego posłuchać o odczuciach związanych z wdrożeniem.

• Wyznacz Opiekuna wdrożenia.

• Spisz plan i harmonogram procesu wdrożenia.

• Pokaż i omów z pracownikiem plan wdrożenia w pierwszym dniu jego pracy.

• Zadbaj o to, by pierwszy dzień w pracy był dla pracownika dobrym doświadczeniem – pierwsze wrażenie jest bardzo ważne!

• Podsumuj proces i zaplanuj dodatkowe, konieczne działania.

---

Artykuł napisałam dla czasopisma "Branża dziecięca" i został opublikowany w wydaniu 2/2022.